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Capitulo III - Suministro de la farmacia


1. ¿Como selecciono los medicamentos para mi farmacia?
2. ¿Como se la cantidad de medicamentos que debo tener en stock y que cantidad debo pedir?
3. ¿Como hago el pedido?
4 ¿Que hacer cuando llega el pedido?
5. ¿Que hago con las donaciones?
6. ¿Como hago el inventario?
7. ¿Donde compro la medicina?

1. ¿Como selecciono los medicamentos para mi farmacia?

Es importante saber escoger los medicamentos que vamos ha tener en nuestro establecimiento. Para eso debemos tener en cuenta las enfermedades que se presentan en la comunidad. Después, de acuerdo a la lista o petitorio de medicamentos oficial de la Región (de manera indispensable debes de tener el petitorio de medicamentos para Centros o Puestos de Salud, según te corresponda), debes escoger:

· Qué medicamentos curan las enfermedades mas comunes y satisfacen las necesidades de la mayoría de la población.

Ejemplo: Cotrimoxazol contra la neumonía o la disentería.

· Deben estar disponibles en todo momento y lugar en cantidad suficiente.

Ejemplo: Sales de Rehidratación Oral.

· Compra medicamentos genéricos de preferencia; para ello debemos saber muy bien cuales son (los hallarás en la lista o petitorio de medicamentos). Existen medicamentos genéricos o comerciales con diferentes marcas que producen el mismo efecto, no le des importancia a las características del envase (por ejemplo: cajitas de colores bonitos), porque comprar medicamentos de marca es más caro y tus pacientes no podrán llevar el tratamiento completo, por lo tanto el éxito del tratamiento no estará asegurado, lo que significa que el paciente perderá la confianza en tí.

· NOMBRE DE LOS MEDICAMENTOS

a) Nombre comercial.- Es el nombre que le pone un laboratorio a un producto genérico para venderlo.

Por ejemplo:

Magnapen
Magnimox
son los nombres que han dado a la Amoxicilina Bristamox

b) Nombre genérico.- Es el nombre con el que internacionalmente se conoce al medicamento.

Siempre que tengas en la mano un medicamento que no conoces busca su nombre genérico, si hay un solo nombre entonces es un medicamento genérico.

2. ¿Como se la cantidad de medicamentos que debo tener en stock y que cantidad debo pedir?

Para ello necesitamos conocer lo siguiente:

KARDEX:

Es el principal instrumento de la gestión. Se hace uno para cada producto basándote en la lista de precios, debe ser puesto al día por la persona que estuvo en el turno.

¿Para qué sirve?

- Conocerás tu consumo mensual, por lo tanto te ayudará a hacer tu pedido de manera racional.
- Podrás localizar pérdidas (diferencia entre stock e inventario).
- Podrás llenar tu informe mensual.

En el Kardex anotaremos:

- Nombre genérico, forma de presentación, concentración.

- Cada movimiento:

· Si vendiste varias veces un mismo tipo de medicamento suma el total y anota en la columna de egresos.

· Cuando recibes un pedido anota en otra línea las entradas: en la columna de ingresos.

· Si dás medicamentos por indigencia anota en la columna de egresos, de igual manera los fiados y los medicamentos deteriorados (colocando en observaciones el motivo).

- Los inventarios y la fecha (si no tienes robo, el inventario será igual a la columna del saldo).

- Puedes anotar también el stock máximo (la cantidad máxima de cada medicamento que puedes tener o pedir en la farmacia sin peligro de que se deterioren o se venzan) y el stock mínimo (la cantidad mínima de cada medicamento que se debe tener en la farmacia, sin peligro de quedarnos sin medicamentos hasta el próximo pedido).

Kardex

Ejemplo;

NOMBRE DEL MEDICAMENTO:

Acido Acetil Salicílico

Concentración:

500 mg

Presentación (jarabe, cápsula, ampolla...):

tabletas


Stock Máximo 315


Stock Mínimo 45

FECHA

DOCUMENTO

ENTRADA

SALIDA

SALDO

OBSERVAC.

31-12-97

inventarío



50


02-01-98



05

45


03-01-98



03

42

fiado

06-01-98

B/V 1450 DIREMID

100


142


06-01-98



10

132


06-01-98



5

127

indigentes

07-01-98



20

107


07-01-98

médicos sin fronteras

50


157

donación







31-01-98



30

127








28-03-98



5

123


30-03-98

Inventario



123








Escribe un solo movimiento (ingreso o salida) por línea, incluso si el mismo día tienen lugar varias operaciones.

SUGERENCIA:

Hasta que no sepas exactamente cuánto es tu consumo mensual real, puedes anotar tus pedidos máximos y mínimos con lápiz para poder cambiarlo más adelante.

CONSUMO MENSUAL

Observa en las fichas de Kardex de cada producto el mes de mayor consumo anota la cantidad, o de lo contrario si has enviado tus informes mensuales también allí encontraras el consumo mensual compara de vanos meses y elige el mayor. Vamos a calcular la cantidad de Acido Acetil Salicílico a pedir y cuando hacerlo, como ejemplo:

Informe mensual de productos farmacéuticos (a)

Mes de mayor consumo
Enero 73tab

Informe mensual de productos farmacéuticos (b)

Febrero 80tab
Marzo 35tab
elegimos entonces el 80

Informe mensual de productos farmacéuticos (c)

Figura: Lupa señalando resaltando los círculos,

¿CUÁNTO DEBO PEDIR?

Para saber cuánto pedir debes conocer en primer lugar cuál es la cantidad máxima de un medicamento que debes tener en el establecimiento. Pedir cantidades mayores provocaran que la medicina llegue a su fecha de vencimiento en el estante y tu pierdas el capital de la farmacia.

STOCK MAXIMO (Cantidad Máxima a pedir):

Para el ejemplo: vamos a considerar un Puesto de Salud que quiere estar abastecido de Acido Acetil Salicílico por 03 meses (90 días) y su pedido demora 15 días para llegar:

suma: 90 + 15 = 105 días

Para calcular mi stock Máximo necesito saber:

¿Cuál es el promedio diario de venta de Acido Acetil salicílico?

· Al mes de mayor consumo (para el ejemplo es 80 tab.) divídelo entre los 30 días que dura el mes:

Para el ejemplo: 80/30 = 2.66 redondeando = 3 tab
Diremos que se vende 3 tabletas en un día

· Ahora el quiere tener tabletas de Acido Acetil Salicílico para 105 días entonces hace lo siguiente:

Multiplica la cantidad que vende en un día por los 105 días que quiere estar abastecido para el ejemplo:

3 tab x 105 días =315 Tab

315 entonces es la cantidad que como máximo nuestro amigo deberá tener para estar abastecido por 03 meses de Acido Acetil Salicílico

Ahora para saber CUANTO DEBO PEDIR, tomando como referencia el ejemplo anterior, pedimos la cantidad necesaria para completar a 315 Tab que es el stock máximo que debemos tener.

Por ejemplo si vamos a hacer nuestro pedido de Acido acetil salicílico y tenemos en stock 190 Tabletas hacemos lo siguiente:

stock máximo - existencia (lo que tengo en este momento) = Cantidad a pedir.

Para el ejemplo:

315 - 190 = 225 Tab. Es la cantidad que necesito para completar mi stock máximo y es la cantidad que debo pedir.

Y si no nos alcanza para comprar el stock máximo entonces pedimos algo menos de acuerdo a nuestra economía.

La siguiente pregunta que te harás será entonces:

¿CUANDO DEBO PEDIR?

Para saber cuando pedir tienes que saber primero:

STOCK MINIMO O DE RESERVA.- Esta es la cantidad de medicamento que como mínimo debes tener en tu farmacia si tienes menos de esta cantidad, tu abastecimiento de ese medicamento ya está en emergencia.

Para encontrar ese valor

Sigamos el ejemplo:

A nuestro amigo le demora 15 días en llegar el medicamento al Puesto de Salud desde que hace el pedido.

Si el vende como promedio 3 tab en un día.

Muy bien ahora multiplicamos este valor por 15 días que demora en llegar.

3 x 15 = 45 Tab de Acido acetil salicílico
Puedes anotar esta cantidad con lapicero rojo

NUNCA ESPERES LLEGAR A ESTE VALOR PARA RECIEN HACER TU PEDIDO

En el ejemplo, nuestra cantidad de medicamentos de reserva es de 45tab de Acido Acetil Salicílico, cantidad que se le terminará en 15 días que le demora el pedido.

De modo que si pide cuando tiene 45 Tabletas, su pedido llegará cuando ya no tenga Acido Acetil Salicílico, así que inteligentemente la próxima vez pedirá cuando tenga aún el doble de su stock mínimo que en nuestro ejemplo es 90:

45 tab. (stock mínimo) x 2 = 90

Esto significa que cuando haces tu descargo diario si observas que ya tienes el doble del stock mínimo es hora de hacer el pedido de inmediato del producto.

Si se cuenta con los recursos económicos suficientes el pedido se puede hacer antes.

Todo esto solo lo sabrás si llevas un control diario de la entrada y salida, incluidas los créditos e indigencias en el Kardex.

Ejemplo:

Kardex

NOMBRE DEL MEDICAMENTO:

Acido Acetil Salicílico

Concentración:

500mg

Presentación (jarabe, cápsula, ampolla...):

tabletas

Máxima Cantidad a pedir


(si pides más se vencerá)

= Stock Máximo 315

Mínima cantidad a tener

= Stock Mínimo 45

FECHA

DOCUMENTO

ENTRADA

SALIDA

SALDO

OBSERVAC

01-01-98

b/v 1233 DIREMID

200


200


02-01-98



25

175


05-01-98



50

125


13-01-98



35

90












45


Momento de hacer el pedido, si pides menos de esta cantidad te va a faltar. (Pedido mínimo si no tienes para comprar el stock máximo).

Stock Mínimo o de reposición otros le dicen de emergencia no esperes a tener esta cantidad para recién pedir o te faltará.

3. ¿Como hago el pedido?

EJEMPLO DE:

HOJAS DE PEDIDO

DIRECCION REGIONAL DE SALUD LORETO

DIRECCION EJECUTIVA DE MEDICAMENTOS

INSUMOS Y DROGAS

CENTRO DE DISTRIBUCION No 1

NOTA DE PEDIDO No: 01

USUARIO: CHIMBOTE

DIRECCION: BAJO AMAZONAS-RÍO AMAZONAS

PROVINCIA: RAMÓN CASTILLA

JURISDICCION: C.S. CABALLOCOCHA

FECHA: 02-04-98

Nro

PRODUCTO A PEDIR

PRESENT

CANT.


01

Acido Acetil salicílico 500mg

Tab.

315


02

Amoxicilina 250mg

cap.

500


03

Cloruro de sodio 0.9% x 1000ml

feo.

50


04

Cloruro de sodio 20% x 20cc

amp

20


05

Lidocaina 2% x 20cc

fco-amp

05


06

Lidocaina 2%

C/D

50

















- Al finalizar el día, cuando pasas tu consumo del día a tu ficha de Kardex, observa el saldo y compáralo con tu stock mínimo. Verifica si es necesario pedir de acuerdo a lo explicado.

- Si tienes tus kardex ordenados en orden alfabético, en ese mismo orden anota los productos que pedirás, y en ese mismo orden te van a anotar los productos en la PECOSA o boleta de venta. Así, cuando el pedido llegue a tu Puesto de Salud, pasarás a tu ficha de kardex más fácilmente.

- Para evitar que te envíen un medicamento por otro ten cuidado de anotar exactamente el nombre del producto y concentración en la columna que corresponde a pedir, de la misma manera en la columna que corresponde a presentación si son Capsulas, Tabletas, Ampollas, Solución, etc.

- Para que sepas exactamente qué escribir tienes la lista de precios como modelo.

4 ¿Que hacer cuando llega el pedido?

RECEPCION DEL PEDIDO

· Revisar si los productos que están enviando están de acuerdo con la pecosa.

· Si hiciste tu pedido en orden alfabético, la pecosa llegará en el mismo orden y podrás pasar rápidamente el ingreso a la ficha de Kardex de cada medicamento

· Guarda en un folder la pecosa y en otro la boleta de venta y todo lo que necesites para tu rendición de cuenta: boleta del flete, recibos por carga, etc.

· Si guardaste la copia del pedido podrás comparar si te enviaron toda la medicina que pediste, en caso contrario, anota los productos que no te enviaron, podría ser que al momento del pedido no había en stock el medicamento. En ese caso en tu próximo pedido anota los productos que no te enviaron a fin de que los incluyas.

· Observa fecha de vencimiento o número de lote, no debe ser menor de un año en cuyo caso tendrás que devolver inmediatamente el producto al lugar de donde lo compraste.

Nota: mayor información acerca de fecha de vencimiento en el Capítulo V: Conservación y Almacenamiento.

· Observa el estado de conservación del producto que estás recibiendo, si no guarda los requisitos necesarios para su consumo debes devolverlo al proveedor. Recuerda que un producto muchas veces esta deteriorado antes de la fecha de vencimiento si no ha estado almacenado adecuadamente.

· Conforme vas viendo la fecha de vencimiento, anota en tu plantilla de ayuda para no tener medicamentos vencidos, las fechas de vencimiento de los productos que recibes.

5. ¿Que hago con las donaciones?

· Lo mismo que cuando recibes un pedido, mira la fecha de vencimiento y estado de conservación del producto.

· Nunca recibas una donación con fecha de vencimiento menor de un año ni aquellos que no necesitas.

· Levanta una acta donde especifique la organización donante, fecha de donación y una lista detallada de cada producto recibido, anotando la cantidad del producto y su fecha de vencimiento.

· Muchas veces han surgido problemas por las donaciones, si un representante del donante está presente, pídele que explique a los representantes de la comunidad si la medicina donada es para incrementar el fondo rotatorio o para ser regalada. Si es para incrementar el fondo ingrésala al kardex de farmacia. En el caso que sea para regalarla, será usada para personas indigentes.

· Si la comunidad no fue informada convoca a una reunión para dar a conocer la existencia de estos medicamentos y su destino.

6. ¿Como hago el inventario?

· Para hacer el inventario cierra el establecimiento por un momento hasta que termines el inventario, sólo atiende emergencias.

· Un inventario es fácil de hacer si tienes tu farmacia ordenada: no sólo los medicamentos sino toda la documentación que a ella se refiere.

Equivocación al contar o Kardex mal descargado
Robo.

· Si uno de los productos que hay en la farmacia tiene nombre comercial, anótalo en la lista de observaciones.

· Una vez que has terminado valoriza los medicamentos contados a precio de costo, es decir al precio que te costo a comprarlo y envía el informe a tu Centro de Salud de quien dependes.

Cuando realices el inventario debes organizarte de tal manera que no se realice ninguna actividad, sólo el inventario.

Hacer un inventario consiste en contar cada uno de los medicamentos que hay en ese momento en la farmacia y anotar en el formato de inventario.

Las cifras del kardex te da un número teórico, el inventario te da un número real, ambas cantidades deben ser iguales, si encuentras que hay diferencia entre el inventario y tu kardex, coloca en el kardex la cantidad encontrada y firma.

Luego identifica lo que pasa, puede ser que te hayas equivocado al descargar el kardex o contar la medicina, si no es eso la pérdida es por robo.

Si es equivocación corrige inmediatamente el inventario y el kardex y firma. Si es por pérdida, analiza las causas que originó esto y se tiene que recuperar la pérdida ya sea en dinero o devolución del medicamento, en ese caso revisa las medidas de seguridad como las puertas y cerraduras.

7. ¿Donde compro la medicina?

El primer lugar a donde te tienes que dirigir en orden de prioridad es:

· Puestos de Salud.- Al Centro de salud de tu jurisdicción, si no encuentras allí ellos tienen la obligación de solicitar el medicamento que necesitas para poder abastecerse.

· Centros de salud.- Tienen que dirigirse a la Cabeza de red de su jurisdicción.

· Cabeza de red.- Deberá adquirir sus medicamentos obligatoriamente del Centro de distribución (DIREMID).

Cuando te dirijas a DIREMID encontrarás información sobre:

· Tus informes y cualquier consulta que tengas, dirígete a secretaría y pregunta por la responsable de PACFARM.

· Para tus pedidos, dirígete a secretaría y pregunta por la unidad de distribución.

· DIREMID: Putumayo No 638 Iquitos el teléfono es: (094)-241713

· El código de radio para comunicarse con DIREMID 89Hotel

RECUERDA;

ANTES:

Pedíamos medicamentos cuando nos faltaba o cuando "al ojo" creíamos que ya teníamos poco, buscábamos adivinando lo vendido el mes pasado a veces era mucho, se vencía el producto.

AHORA

Pedimos medicamentos cuando la cantidad de nuestro kardex está en el doble del stock mínimo y en el peor de los casos cuando tenemos el Stock Mínimo. Nunca consumir nuestro stock mínimo. Pediremos nuestro Stock Máximo o para completar nuestro stock máximo.


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