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Capitulo II - Organización de la farmacia


1. ¿Donde ubico la farmacia?
2. ¿Como ordeno los medicamentos e insumos de PACFARM y programas?
3. ¿Que documentos necesito para la administración de la farmacia?

1. ¿Donde ubico la farmacia?

Es necesario elegir un espacio apropiado para guardar los medicamentos:

Establecimiento o local:

- La farmacia debe ubicarse en una zona segura y limpia del establecimiento. Lo mejor es un lugar con sombra, de fácil acceso, alejado de áreas como cocina o donde exista posibilidad de generar calor.

- La farmacia debe tener una buena ventilación, es decir donde haya entrada y salida de aire

- La farmacia debe de tener puertas y ventanas reforzadas para proteger de la luz solar directa ·

- Cubrir todas fas ventanas con mallas o tela metálica para evitar robos.

- No expuesto a inundaciones, protegido de la luz y la humedad.

- La temperatura debe ser adecuada dentro de la farmacia, para eso hay formas de mantener fresco el ambiente:

a. Evitar el calor del sol. Para esto conservar el almacén sombreado y aislado.

b. Líbrate del calor mediante ventilación (que pueda entrar el aire).

c. Medicamentos bajo control de temperatura. Las vacunas, sueros y antitoxinas deben conservarse fríos. Se necesita un refrigerador para almacenarlos. No utilizarse el refrigerador para alimentos y bebidas.

El refrigerador deberá estar separado del piso ya 15 cm. de la pared. Si es de kerosene alejarlo de la corriente de aire. Debes mantenerlo limpio y ordenado, controlar la temperatura dos veces al día. Abrirlo máximo dos veces al día.

Medicamentos:

- Los medicamentos deberán ponerse en estantes, colocándolos en hileras, con un pasillo cuyo ancho no sea menor a 90 cm.

- Nunca colocar los medicamentos en contacto directo con el suelo.

- No colocar los medicamentos en bolsas de papel.

- Colocar las cremas, pomadas y ungüentos en cajas para protegerlas del calor.

- Si el calor es demasiado fuerte deberás guardar también en el refrigerador los supositorios.

- Los medicamentos mas antiguos deben ir en primera fila para venderlos o entregarlos primero, de tal manera que se irían utilizando aquellos que vencen antes,

Insumos:

- Los insumos llamados también material médico, como jeringas, agujas, gasas, esparadrapo, tampoco deben estar en contacto con el suelo.

2. ¿Como ordeno los medicamentos e insumos de PACFARM y programas?

MEDICAMENTOS

· Coloca los medicamentos de PACFARM en orden alfabético, de acuerdo a su nombre genérico (te puedes guiar de tu lista de precios de DIREMID. Amoxicilina, Ampicilina, Benzoato...)

· En un estante aparte, ordena la medicina de programas (por programa), coloca un letrero para que sepas de que programa es (IRA, EDA, Malaria, TBC.).

INSUMOS

· Ordena los insumos (algodón, agujas, jeringas, gasas, etc..) en un anaquel aparte, de la misma manera que los medicamentos.

EMERGENCIAS

· Los medicamentos que necesitarás para una emergencia debes tenerlos al alcance de la mano (coloca un letrero grande o forra una caja con la palabra EMERGENCIA) y coloca allí las medicamentos, dependiendo de las emergencias que tengas con mayor frecuencia en el establecimiento, puedes tener EMERGENCIA PARA MORDEDURA DE VÍBORA, EMERGENCIA PARA INTOXICACIONES, EMERGENCIA POR HERIDAS PUNZO CORTANTES, etc.

Estos medicamentos los debes ir reponiendo a medida que los utilices, y cuando estén próximos a vencerse.

Teniendo la farmacia ordenada, aunque te ausentes por algún tiempo la persona que se hace cargo podrá encontrar los medicamentos rápidamente.

DOCUMENTOS

· En un anaquel o cajón guarda todos los documentos que se refieren a la farmacia, de manera que puedas encontrarlos fácilmente cuando los necesites.

· Documentos ha utilizar durante el día, estos son los únicos que tendrás a la vista por que se usaran diariamente.

3. ¿Que documentos necesito para la administración de la farmacia?

Documentos ha utilizar durante el día:

· Cuaderno de Arqueo Diario. Ejemplo:

Fecha

Documento

Detalle

Importe

01-01-98

b/v no 1450 a 1453

Venta de medicinas

25.00

Total del día:

25.00

Firma:


02-01-98

b/v no 1454 a 1459

Venta de medicina

32.00

02-01-98

b/v no 1461 a 1463

Crédito cancelado

35.00

Total del día:

67.00

Firma:


· Necesitas Boletas de Venta o Recibos. En sitios donde no es posible llevar boletas tendrás que tener recibos enumerados.

· Control de entrada y salida de medicamentos (Kardex).

Ejemplo de kardex:

NOMBRE DEL MEDICAMENTO

:

Concentración

:

Presentación (jarabe, cápsula, ampolla...)

:


Stock Max.....



Stock Min......


FECHA

DOCUMENTO

ENTRADA

SALIDA

SALDO

OBSERVACION







































































































· Cuaderno de venta diarias. Ejemplo:

Fecha:



Medicamento

Precio











· Cuaderno de registro de deudas. Ejemplo:

Fecha:


Medicamento

Precio


.....


.....


Nombre y Firma del paciente o responsable




Documentos para elaborar el informe mensual de consumo de medicamentos.

· Kardex
· Formulario Nro 2. de informe de Productos Farmacéuticos.

Documentos para elaborar tu Rendición de Cuentas.

· Folder conteniendo los boletas de venta y recibos de farmacia por compras, fletes, etc.
· Cuaderno de venta diarias.
· Cuaderno de créditos.
· Cuaderno de arqueo diario
· Declaración jurada de aquellos gastos que no puedes sustentar con boletas de venta.

¿Qué es la Declaración Jurada?

Es un documento en el cual se da fé a tu testimonio (se cree en tu palabra); se utiliza cuando no existe un documento oficial que puedas presentar como prueba de un gasto; el caso más común es cuando no te dan boleta de venta, o cuando tienes que dar medicina a personas indigentes.

Se usa como comprobante de:

- Pago por fletes donde no hay boletas de venta.

- Pago al Chauchero que te carga el medicamento del puerto al establecimiento de Salud.

- Medicamentos usados para indigentes (Aquellos pacientes que no pueden pagar sus medicamentos por carecer de recursos económicos).

PLANTILLA PARA HACER UNA DECLARACION JURADA

Ejemplo:

DECLARACION JURADA

YO Augusto Sampayo Mariano

de 30 años de edad, Técnico de

Enfermería del P.S. de

Chimbote

Perteneciente al C.S. de

CaballoCocha

Provincia de

Ramón Castilla

Identificado con L.E. No

05434567

Responsable del servicio de farmacia me presento ante Ud. y digo:

DECLARO BAJO JURAMENTO:

"Escribir con detalle el motivo de la declaración".

· Nombre de la persona y L.E. o nombre de la motonave que trajo los medicamentos, especifica también la fecha y el No de cajas que te trajo.

· Si es indigencia deberás anotar nombre del medicamento y costo.

FORMULARIO DE RENDICION DE CUENTAS

Ejemplo:

RENDICION DE CUENTAS DE FARMACIA

MES:

Nombre del Establecimiento:

Jefe del establecimiento:

Provincia:

Distrito:

INGRESOS

FECHA

DOCUMENTO

DETALLE

IMPORTE

01-01-98

"Boletas de venta

venta de medicina

25.00

02-01-98

Recibos o tickes"

venta de medicina

32.00

02-01-98

-----

venta de medicina

35.00

.....

....

....

....

30-01-98


venta de medicinas

45.00

30-01-98


créditos cancelados

120.00

Total

1,115.00

EGRESOS

FECHA

DOCUMENTO

DETALLE

IMPORTE

05-01-98

b/v 2345 DIREMID

Compra de medicinas

850.00

07-01-98

b/v 123 Bodega Rosita

Compra papel

5.00

Total

855.00

MOVIMIENTO DE FONDOS

Saldo Mes Anterior

200.00


Ingresos del mes

1115.00


TOTAL


1315.00


855.00


Egreso del mes



Saldo actual

460.00


FIRMA:

Presidente

Jefe de centro

Responsable de farmacia

Documentos para hacer tu pedido

· Kardex (de todos los medicamentos e insumos).
· Hoja de pedido.

EJEMPLO DE HOJAS DE PEDIDO

DIRECCION REGIONAL DE SALUD LORETO

DIRECCION EJECUTIVA DE MEDICAMENTOS

INSUMOS Y DROGAS

CENTRO DE DISTRIBUCION No 1

NOTA DE PEDIDO No:


USUARIO:


DIRECCION:


PROVINCIA:

JURISDICCION

FECHA:


Nro

PRODUCTO A PEDIR

PRESENT

CANT.















































Documentos para hacer tu inventario

- Formulario No 6

Documentos de apoyo a la gestión

a) Lista de precios (copia).

Es una lista donde encontrarás los nombres de los medicamentos y sus precios en orden alfabético.

IMPORTANCIA:

Tener una lista de precios visible y actualizada, te permitirá en primer lugar mantener informada a la comunidad de los medicamentos con que cuenta la Farmacia de su Puesto de Salud, y en segundo lugar te permitirá, saber cuando los productos han subido de precio. Si vendes a precios mas bajos, no te alcanzara el dinero para comprar la misma cantidad de medicamento y los medicamentos de la farmacia de tu Puesto de Salud irán disminuyendo.

* Haz una lista grande (si es posible en una cartulina blanca con plumón rojo y azul) y coloca los precios de los medicamentos.

* Coloca la lista en un lugar visible, donde el publico la pueda verla fácilmente.

* Actualízala cada tres meses, comprobando si ha subido el precio de algún producto, o pidiendo una lista de precios a tu Centro de Salud, el que a su vez pedirá a su Cabeza de Red.

"ES TU OBLIGACION MANTENER INFORMADA A LA COMUNIDAD SOBRE EL COSTO DE LOS MEDICAMENTOS"

b) Petitorio de medicamentos

¿Qué es un petitorio?

Es un documento elaborado cuidadosamente por un equipo de profesionales de la Región Loreto, que reunido en la ciudad de Iquitos seleccionó los medicamentos que son necesarios para atender a la población de acuerdo a las enfermedades que se presentan, bajo los criterios de necesidad, eficacia, seguridad, y costo.

¿Para que sirve un petitorio?

En el podrás encontrar el listado básico en Nombre Genérico (agrupado por acción farmacológica,) de los medicamentos que necesitas para atender a la población, te servirá para saber elegir que medicamento seleccionar para tu farmacia, además que te ayudará a saber cuales son los medicamentos genéricos, permitirá también que sepas la acción farmacológica del medicamento por ejemplo:

En nuestra historia del capitulo I, un Técnico supo explicarle al poblador porque había pagado demás por un medicamento que además de tener la amoxicilina, que es él que va a cortar la infección, tenía la Bromhexina que se podía reemplazar con agua, que es el mejor mucolítico y no cuesta nada.

El petitorio debes solicitarlo a la DIREMID (Iquitos)

c) Directiva 001-94-DIREMID-DRS-L (Documento legal que debes tener en la farmacia del establecimiento, si no la tienes debes solicitarlo a DIREMID).

d) Acta de conformación de Comité de Salud Documento legal para la formación de un CLACFES, si no tienes, solicítalo DIREMID. Si el Comité de salud (CLACFES) ya está conformado debes tener el Acta en el establecimiento.


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